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Guías Best: Do The Best
• Proteger sus activos
• Crear un plan de seguridad
• Top 10 en buenas prácticas de seguridad
• Estudio American Payroll
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Proteger sus Activos
Para tomar medidas efectivas frente a la criminalidad, es esencial construir una protección integral de seguridad:
Esto incluye no solo los dispositivos y medidas físicas, sino una contínua conciencia sobre la seguridad aplicada al personal y a la información. Este es un punto sensible, ya que es muy factible que usted pueda menguar los efectos de intrusos y gente que quiera causar daño infiltrándose en su organización, sólo es necesario tomar medidas de seguridad que mantengan un amplio espectro de lo que debe ser visible a los ojos de una planeación completa.
Muchas de las recomendaciones que citaremos aquí también fortalecerán su seguridad frente a otros crímenes. Si usted está buscando mejorar sus medidas de seguridad, le recomendamos hacer un diágnóstico preliminar para determinar cuáles medidas son apropiadas (exactamente frente a qué se quiere proteger, cómo, de quién, de dónde puede venir y cómo pueden ser estos atentados?).
El Rol del personal de su organización
Cuando sus planes y medidas de seguridad estén listos, debe hacer partícipes a todos los miembros de su organización como miembros activos multiplicadores para la aplicación e implementación de las mismas, pues el cuidado de la empresa no solo debe estar en manos del personal de seguridad o de los equipos instalados para la misma.
El Rol de la Policía
Todo plan de seguridad que usted implante, en muchos casos es favorable que de alguna manera pueda socializarlo con las autoridades de su localidad. Ellos incluso pueden respaldar su plan de seguridad creando arreglos dentro los planes locales de emergencia.
El Rol de la seguridad privada
El outsourcing de servicios de seguridad fisica es uno de los servicios especializados de mayor relevancia en los sistemas profesionales e integrados de seguridad en las compañias. Su gran peso se encuentra sobre la toma de decisiones y como reaccionar ante situaciones de crisis y vulnerabilidades, actua como otro gran medio disuasivo. De aquí la gran importancia que debe dársele al hecho de que el personal de seguridad fisica se compenetre plenamente con el buen funcionamiento y manejo de todos los sistemas de seguridad electronicos de la compañía.
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Crear un Plan de Seguridad
Un ciclo de manejo de riesgos requiere la creación de un plan de seguridad. Normalmente esta es tarea del coordinador de seguridad.
Si usted no tiene un coordinador de seguridad, tal vez deba elegir uno. En grandes organizaciones este rol debería ser cumplido por alguien del nivel de la junta directiva y en organizaciones pequeñas debería ser una responsabilidad de nivel gerencial. Sin una persona designada con la debida autoridad para coordinar actividades, ningún plan de seguridad será del todo completo. El coordinador de seguridad debe estar involucrado en la planeación y gestión de la seguridad del interior y exterior de las instalaciones, tales como el sistema de control de accesos. Es muy importante que ellos sean consultados sobre cualquier nuevo trabajo de construcción o remodelación.
El coordinador de seguridad tendrá una serie de responsabilidades clave como:
- La producción de un plan de seguridad basado en un supuesto de riesgos posibles.
- Asegurarse que todas las medidas de seguridad están debidamente implementadas y probadas.
- La formulación de planes de contingencia relacionados a amenazas de bomba, paquetes sospechosos y posible evacuación.
- Decidir cuando reocupar espacios luego de haber sido evacuados.
- Gestiones con la policía y otros servicios de emergencia y autoridades locales.
- Coordinar entrenamiento de personal.
- Liderar revisiones regulares de los procedimientos y medidas de seguridad.
La responsabilidad más importante de este coordinador de seguridad es la producción del plan de seguridad. Este debe sincronizarse con los servicios de emergencia, debe entregarse completamente probado y debe ser regularmente actualizado.
Debería contener lo siguiente:
- Detalle de las medidas de seguridad a implementar, cubriendo lo físico, la información y la seguridad de personal.
- Instrucciones de cómo responder frente a una amenaza (ej, una amenaza telefónica de bomba).
- Instrucciones sobre cómo responder frente a elementos o situaciones sospechosas.
- Planes de evacuación, incluyendo detalles sobre premisas de seguridad en caso de una evacuación total.
- Una estrategia de comunicaciones y medios que incluya también el manejo de consultas de familiares y amigos preocupados.
Su planeación debería incorporar las 7 instrucciones clave que se aplican a la mayoría de los incidentes:
- No tocar elementos sospechosos.
- Moverlos a una distancia segura.
- Prevenir que otros se acerquen.
- Mantener la calma frente al equipo, visitantes y el público. (creación de códigos y claves de emergencia).
- El protocolo de uso de radio teléfonos y celulares en cercanías de un objeto sospechoso.
- Notificación a la policía.
- Asegurarse de que quien sea que haya sido testigo del incidente o hallado el ítem sospechoso se mantenga a mano para dar correcto informe a la policía.
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TOP 10 en Buenas Prácticas de Seguridad
La siguiente lista pretende proveer un punto general de referencia para que los negocios y organizaciones puedan implantar nuevas medidas de seguridad en el lugar que le corresponde. Muchas de estas recomendaciones ayudarán a proteger tanto frente al crimen como en otras situaciones terroristas y amenazas a la seguridad.
1. identifique sus vulnerabilidades y construya un inventario de riesgos basado en las amenazas más probables que podrían presentársele y sus características.
2. Si usted está empezando o incorporando nuevos elementos en su organización, trate de considerar la planeación de seguridad desde un principio. Esto hará que el proceso sea más efectivo y económico que añadir medidas posteriores.
3. Haga que la conciencia sobre seguridad haga parte de su cultura organizacional y asegúrese de que este tema esté representado en dentro de los mandos directivos de la empresa.
4. Asegúrese de incluir en sus premisas la adecuación que permita tener las áreas públicas despejadas y libres de mobiliario innecesario y de crear espacios abiertos en las zonas verdes.
5. Mantenga los puntos de acceso con el personal exclusivamente necesario. En lo posible no permita que vehículos no autorizados lleguen cerca a sus instalaciones.
6. Instale las medidas físicas de control que sean necesarias, tales como cerraduras, candados, alarmas, CCTVs e iluminación.
7. Examine sus procedimeintos de manejo de correspondencia y considere establecer una sala de correos lejos de los archivos o equipos importantes de su empresa.
8. Cuando reclute personal o incluya contratistas, revise identidades y haga el seguimeinto de referencias.
9. Contemple la mejor manera de proteger su información y tome un plan de precauciones idóneo de seguridad de TI (Tecnologías de la Información).
10. Planee y evalúe sus planes de continuidad, asegurándose de que en caso de siniestro usted pueda seguir funcionando en caso de no tener acceso a sus archivos o equipos de TI.
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Estudio American Payroll
Incluya en sus cálculos no perder más dinero
Análisis de la recuperación de la inversión
Factor de Ahorro en el Calculo Manual
- Cuánto tiempo le toma a un liquidador de nómina realizar el calculo del tiempo laborado de un empleado, incluyendo las horas extras y los recargos, haciéndolo de forma manual de acuerdo a las marcaciones efectuadas con un reloj marcador mecánico?
Estudios realizados han mostrado que para el cálculo manual del tiempo laborado semanalmente por un empleado un liquidador se toma 7 minutos aproximadamente. Esto quiere decir que una liquidación manual se toma cerca de 364 minutos por año por empleado. Con el sistema de control de asistencia automático se podría tomar menos de un minuto por empleado, o sea 52 minutos por año, lo que implica un ahorro de aproximadamente 5 horas al año por empleado.
- Si hacemos el cálculo para una empresa de 100 empleados, con un liquidador con un sueldo promedio de 2 salarios mínimos ($867.400, para 2007), nos da $1.807.083 de ahorro anual.
Factor de Ahorro en la Perdida de Tiempo
- Alguno estudios muestran que el promedio de horas que se pagan de más por concepto de toma de tiempo no autorizado por empleado es de 4 horas en una semana. Esto quiere decir que en un año se pagan 208 horas de más por empleado. Con un sistema automático de control y asistencia este tiempo se puede reducir sólo a 90 minutos semanales, o sea 78 horas al año, lo que implica un ahorro de 138 horas por empleado.
- Si hacemos el cálculo para una empresa de 100 empleados, con un sueldo promedio de 1.5 salarios mínimos ($650.550, para 2007), nos da $37.406.625 de ahorro anual.
Factor de Ahorro por Error Humano
Los sistemas manuales de control y asistencia de tiempo generan grandes errores en aproximaciones, en lectura y trascripción de los números de las tarjetas, redondeo y errores de cálculo.
Algunos estudios han mostrado que los errores en él calculo de la nómina total de empleados está entre el orden del 1 y 8% del valor total de la nómina. Asumiendo el factor de error más bajo, o sea del 1%, en una nómina de 100 empleados devengando 1,5 salarios mínimos legales al mes, se estaría perdiendo un valor mensual de $975.825, lo que daría un valor de pérdida al año de $11.709.900
Con un sistema automático de control y asistencia, estas perdidas se eliminan completamente.
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